Главный Менеджер Департамента управления проектами

1

Название должности

Главный Менеджер

2

Структурное подразделение

Департамента управления проектами (далее – ДУП)

3

Функциональные обязанности

Оперативная поддержка проектной деятельности

1) Обеспечение контроля качества реализации проектов, включая мониторинг расходов по проекту в соответствии с рабочими планами и процедурами МЦЗТИП и донорских организаций такие как ЮНОПС, ЮНИДО, ГЭФ, ЗКФ и тп.;

2) Контроль соблюдения командами финансового управления и т. д.: сроки, форматы, процедуры закупок, аудиты, передача документальных подтверждений, периодичность расходования и т. д.

3) Поддерживать Директора департамента в мониторинге хода работ по проектам и в обеспечении соблюдения применимых процедур;

4) Разработка всех финансовых документов, которые должны быть переданы донору в соответствии с конкретными указаниями последнего: бюджеты, финансовые отчеты, описательные комментарии по основным бюджетным несоответствиям, запросы на поправки, механизмы аудита и т. д.

5) Обеспечить полное соответствие финансовых процессов и финансовой отчетности правилам, положениям, политикам и стратегиям;

6) Проверять все платежные требования, платежные квитанции, кассовые квитанции и другие финансовые документы, когда это необходимо;

7) Подготовка электронных заявок, квитанций и ордеров на заказ;

8) Поддержание системы внутреннего контроля расходов, правильного учета операций;

9) Контроль качества по подготовке ревизий бюджетов проекта, минимум один раз в год;

10) Мониторинг расходов по проекту в соответствии с рабочим планом и процедурами МЦЗТИП и международных организаций;

11) Подготовка заявок на командировки для сотрудников ДУП, Национального партнера в соответствии с установленным порядком и форматом;

12) Решение организационных вопросов по бронированию и приобретению билетов и т.д.;

13) Обеспечение визовой поддержки, организация транспорта и размещения в гостинице и т.д. во время визитов иностранных специалистов;

14) Поддержка в подготовке краткосрочных контрактов в соответствии с требованиями и процедурами МЦЗТИП, осуществление контроля за соблюдением условий и сроков контрактов;

15) Организация (подготовка, логистика, написание повестки дня и протоколов) семинаров, совещаний, встреч, делегаций, полевых экспедиций и т.д .;

16) Ведение инвентарной ведомости на отдельных специалистов с проектным оборудованием и их ответственность за него, а также контроль за использованием оборудования;

17) Подготовка неофициальных переводов и, при необходимости, выполнение функций переводчика.

18) Другие обязанности по мере необходимости.

Поддержка разработки новых проектов и инициатив

1) Содействие Директору в поддержании тесных контактов с Национальным партнером, международными организациями, партнерами проекта и другими организациями посредством прямых контактов, сбора информации и предложений, подготовки проектов писем и организации встреч;

2) Эффективно работать с другими коллегами в проектных группах и страновых офисах, чтобы обеспечить проверку качества всех письменных материалов;

3) Вести каталоги с именами, адресами и контактными номерами государственных служащих, международных и национальных НПО и других соответствующих организаций в Казахстане и за его пределами;

4) Ведение каталога архивных данных, включая все данные о договорах, отчетах и т. п., их доработка и актуализация в установленном формате для последующего использования;

5) Содействие в подготовке и разработке проектных инициатив

6) Файлирование официальной переписки с заинтересованными сторонами

7) Техническая поддержка в организации собраний, онлайн и офлайн встреч

8) Ведение протоколов встреч

Выполнение других задач по требованию Директора департамента

4

Функциональное подчинение должности (должность)

Директор Департамента управления проектами

3

Руководство подчиненными (должности, количество)

-

1

Образование (уровень, квалификация/академическая или ученная степень, профиль, предпочтительно указать названия учебных заведений)

Высшее или послевузовское образование в области права/ социальных наук, экономики и бизнеса/ технических наук и технологии/ естественных наук.

2

Профессиональный опыт (продолжительность, область, отрасли и другое)

Стаж практической работы в профессиональной сфере или в областях, соответствующих функциональным направлениям должности не менее 2 лет

(предпочтительно по функциональным направлениям должности в сфере экологии, в институтах и/или органах государственного управления, соответствующих профилю Общества).

Данное требование не распространяется на внутренних кандидатов.

Внутренних кандидатов назначают в порядке предусмотренным пунктом 10 Правил конкурсного отбора кадров Общества.

3

Профессиональные компетенции (знания, умения, навыки)

1) опыт в разработке и реализации проектов по внедрению «зеленых» технологий;

2) опыт в организации международного сотрудничества;

3) знание принципов разработки, внедрения и администрирования проектной деятельности;

4) опыт во взаимодействии и привлечения финансирования проектов, в том числе международных финансовых организаций, грантов;

5) навыки проектного управления, инициации и формирования портфеля проектов по курируемому направлению;

6) навыки работы с большими данными, анализа и выработки рекомендаций;

7) знание принципов подготовки бюджетов проекта, бюджетных ревизий

8) Знания процессов государственных закупок

9) Навыки работы в документологе

10) Умение грамотно составить письмо, обращение, отчет, служебной записки, информационной справки

11) Умение формирования платежных поручений, акта выполненных работ и т.п.

12) мониторинг расходов;

4

Личностные характеристики

Навыки написания публикаций;

Устные и письменные коммуникативные навыки;

Межличностные и лидерские навыки;

Способность анализировать и формировать отчеты;

Умение работать с большими объемами информации;

Эффективное выявление проблем и навыки решения;

Организационные способности;

5

Уровень владения языками, в том числе государственным языком (указать каким)

свободное владение русским, казахским и английским языками

6

Навыки пользования персональным компьютером (программы, степень владения):

1) продвинутый пользователь программ MS Office; документолог

2) навыки подготовки презентационных материалов и аналитических материалов.

7

Дополнительная информация

Желательно наличие сертификации в сфере охраны окружающей среды, энерго-/эко-аудита, эко-менеджмента.

Зарубежное образование будет являться преимуществом.

Желательно опыт проектного управления.

9

Резюме направить

hr@igtipc.org